La continuidad del negocio y la planificación ante desastres van de la mano. Al prepararse para un desastre, los dueños de negocios suelen pensar en los números de emergencia, los planes de evacuación y los asuntos relacionados con el seguro. Pero, ¿qué pasa con la tecnología en sus oficinas? ¿Tiene un plan para preservar importantes materiales impresos y estructurales? ¿Conoce el riesgo tecnológico de su negocio?
Evaluación de riesgos tecnológicos
El primer paso para evaluar el riesgo tecnológico de una empresa es crear inventarios de computadoras, software y otros elementos electrónicos que pueden requerir programación. Después de un desastre, es posible que sea necesario reinstalar y reemplazar las aplicaciones y el hardware. Tener una lista de hardware, licencias legales, aplicaciones y software puede ayudar a una empresa a recuperar sus presupuestos.
Su hoja de cálculo de inventario puede incluir información como: nombre / tipo de equipo electrónico; quién lo usa (por ejemplo: la computadora de escritorio del CEO); ubicación de equipos, RAM; Velocidad del procesador; el sistema operativo (por ejemplo: Linux, Windows, Apple, etc.); el tamaño del disco; información del servidor; la fecha y el lugar de compra del artículo; y material de acompañamiento.
Evaluación de riesgos para materiales impresos y estructurales
Evalúe qué se puede hacer para prevenir un desastre en sus oficinas. Muchos dueños de negocios anticipan grandes desastres naturales, pero no previenen accidentes más comunes como incendios, fugas de agua y moho.
Piense en los materiales impresos que devastarían su negocio si se perdieran. Estos documentos pueden incluir escrituras, expedientes de clientes, planos arquitectónicos, maquetas, documentos fiscales, radiografías, fotografías, etc. Guarde estos documentos en un lugar seguro (quizás fuera del sitio).
También identifique los peligros en su lugar de trabajo. ¿Se permiten velas? ¿Son claramente visibles los extintores? ¿Hay goteras en las ventanas o charcos de agua fuera del edificio? ¿Es el escritorio resistente a la intemperie para el invierno, de modo que las líneas de agua sobre la cabeza no exploten debido a temperaturas bajo cero?
Copias de seguridad
Todas las empresas deben realizar copias de seguridad de sus datos a intervalos regulares. Hay muchas formas de hacerlo: en CD o DVD, en un disco duro externo o incluso en línea. Muchas empresas incluso mantienen almacenamiento de respaldo fuera del sitio en caso de un incendio en la oficina.
Al planificar las copias de seguridad de datos, piense en: ¿Qué información es más importante para realizar copias de seguridad? ¿Con qué frecuencia se debe realizar una copia de seguridad de esta información? ¿Cuánto tiempo guardará los archivos electrónicos? Si se pierden archivos, ¿se pueden recuperar rápidamente?
No se olvide de la planificación de la recuperación ante desastres
No importa qué tan bien preparado esté, a veces ocurren desastres. Designe un sitio de respaldo en caso de que la oficina se vuelva inhabitable. La planificación para desastres también debe incluir planes para recuperarse. ¿Cuánto tiempo llevará volver a estar operativo? ¿Dónde se instalarán todos los equipos, nuevos o viejos, después de un desastre?
Tenga la información de contacto de un especialista en recuperación de desastres en su lista de números comerciales importantes. Estos profesionales se asegurarán de que el trabajo de reparación se realice correctamente la primera vez para que los problemas secundarios (como el moho por daños por agua) no aparezcan en la carretera. Los especialistas en restauración de documentos pueden ayudar a las empresas a volver a trabajar rápidamente. Los especialistas pueden restaurar elementos como fotografías, libros o documentos, e incluso radiografías.
No es agradable pensar en el peor de los casos cuando se trata de planificar el futuro de una empresa. Sin embargo, cuando se trata de la continuidad del negocio, no tiene sentido no pensar en planificar lo peor. Proteja los activos de su empresa: prepárese para desastres tecnológicos.
~ Flora Richards-Gustafson, 2009
