Uno de los medios de comunicación modernos más difundidos es el correo electrónico (e-mail); la capacidad de enviar mensajes de una persona a los destinatarios a través de la computadora. Este medio ha sido ampliamente abusado y mal utilizado, y la mayor culpa es la falta de información sobre qué evitar al usar el correo electrónico. Hay cosas que la gente hace al usar esta configuración que empuja a la mayoría de los destinatarios hasta la pared. Hay cientos de cosas que se deben y no se deben hacer, por lo que en este artículo destaco algunos problemas cruciales con el uso del correo electrónico. He estado usando el correo electrónico durante más de una década. Es una de las mejores formas de comunicarse, pero como cualquier otra instalación, es propensa al abuso y mal uso. El abuso siempre se ha visto como situaciones en las que el propósito del establecimiento no está claro. El correo electrónico está con nosotros por un tiempo, por lo que es necesario que los usuarios practiquen la etiqueta para que todos los que lo usan disfruten haciéndolo.
Sugerencias por correo electrónico:
1. Abra correos electrónicos y responda rápidamente – Es muy frustrante enviar correos electrónicos y no obtener una sola respuesta. Uno comenzará a preguntarse si los correos electrónicos incluso se han enviado o si simplemente se retrasaron. No es necesario responder a un correo electrónico para confirmar que ha leído todos los archivos adjuntos, etc. Puedes responder para comunicar simplemente que has recibido y leerás más en detalle más adelante. Esto le da tranquilidad al remitente. Aunque le recomiendo que abra los correos electrónicos rápidamente, tenga cuidado con los temas y archivos adjuntos sospechosos, no sea que su máquina se infecte con virus.
2. Sea claro sobre lo que quiere comunicar – Los correos electrónicos largos y con curvas nunca captan la atención del lector. Vaya al grano más rápido para asegurarse de que las personas lean y comprendan su punto en la menor cantidad de palabras posible. No te recomiendo que comiences a usar jerga y taquigrafía en los correos electrónicos. La gente acaba de estar ocupada debido al aumento de las demandas en el lugar de trabajo y en la vida en general. Su asunto debe coincidir con lo que tiene en el cuerpo del mensaje y el archivo adjunto. Evite engañar a las personas atrayendo el tema y el cuerpo del texto, pero el apego no cumple con las expectativas. Siempre asegúrese de pulir su correo electrónico, verifique si se ha dicho todo lo que quería decir. Es aburrido escribir sobre el mismo tema cuatro veces mientras se agrega un poco más de información a cada correo electrónico. Las personas tenderán a esperar siempre la cuarta versión de su correo electrónico si notan una tendencia. Sea claro en su correo electrónico si es para la información de alguien o para su acción.
3. Organice y administre sus correos electrónicos – Cuando está organizado, se vuelve más eficiente con sus correos electrónicos, lo que se convierte en una experiencia emocionante. Lo primero que hago al abrir mi buzón es seleccionar cualquier spam o correo basura, marcarlo como tal y tirarlo a la papelera inmediatamente. También creo carpetas para almacenar correos electrónicos en diferentes categorías. Para automatizar el proceso de archivo, creo reglas de correo electrónico que ayudan a colocar los correos electrónicos en diferentes carpetas sin mi interferencia. Los correos electrónicos en los que no puedo encontrar un valor también se eliminan inmediatamente para dejar espacio para la utilidad. Seguramente encontrará que esto le permitirá administrar cientos de correos electrónicos sin ningún signo de fatiga. Para no olvidarme de hacer un seguimiento de los correos electrónicos, suelo marcar los correos electrónicos como no leídos para que sigan llamando mi atención. Me ayuda a mantenerme al tanto, ya que no puedo soportar los correos electrónicos no leídos durante demasiado tiempo. Me sorprende cuando veo personas con 400 mensajes sin leer, los mensajes importantes están ocultos entre los correos electrónicos no tan útiles, por lo que se pierden los plazos, se posponen las citas, etc.
4. Preste atención a la forma en que se dirige a sí mismo – Sepa a quién le está enviando el mensaje, quién es usted en copia carbón (cc) para información y quién es usted en copia carbón oculta (bcc), lo que significa que reciben una copia del correo electrónico y otros destinatarios no lo saben. Cuando distribuya un boletín informativo o envíe un correo electrónico a cientos de personas, coloque siempre las direcciones en bcc. El envío de correos electrónicos no solicitados a toda la web se debe a que las personas revelan innecesariamente las direcciones de otras personas. Puede resultar aburrido. Del mismo modo, en caso de que reciba un correo electrónico de alguien que haya sido copiado a otras 5 personas, use la opción de respuesta para enviar una respuesta al remitente y no responder a todos. Responder a todos enviará su respuesta a todos los que recibieron el correo electrónico. Utilice la respuesta a todos en situaciones en las que sea absolutamente necesario.
5. El formato y la precisión de los correos electrónicos son importantes – Es importante tener en cuenta que el correo electrónico es simplemente un reemplazo de la carta manuscrita habitual en los viejos tiempos. Anteriormente, la gente tenía mucho cuidado con el formato de sus cartas. Ahora, incluso con las herramientas y utilidades disponibles para formatear correctamente los correos electrónicos, revisar la ortografía, la gramática, etc., la gente sigue enviando correos electrónicos sin formato y falsos a los destinatarios. Siempre revise la ortografía para asegurarse de que está comunicando lo que originalmente pretendía decir. Es fácil comunicar lo contrario. Analizar sus correos electrónicos usando solo sus ojos no lo ayudará a eliminar los errores que no logra. A veces, alejarse del correo electrónico y regresar después de unos minutos le revelará todo el error. Evite escribir TODO EN MAYÚSCULAS O letras pequeñas y perezosas, ya que ambas comunican una actitud. Evite los colores múltiples en sus correos electrónicos. No se trata de la decoración y el fondo, sino del mensaje. Evite los emoticonos tanto como sea posible, especialmente en los correos electrónicos comerciales. Las fuentes divertidas pueden ser molestas porque hacen que alguien tarde más en leer un correo electrónico. Evítales.
6. Es necesaria una gestión adecuada de los archivos adjuntos – De vez en cuando, es posible que desee que el destinatario tenga acceso a un archivo adjunto. No asuma que todos los destinatarios tienen la misma versión de programas para abrir archivos adjuntos. Guarde los archivos adjuntos en un formato que pueda ser abierto por cualquier versión del programa que pueda tener el destinatario. Los accesorios grandes deben comprimirse para facilitar el movimiento. Algunos servidores truncan archivos adjuntos de gran tamaño para que no se reciba su información. Envíe siempre un correo electrónico por separado para confirmar la recepción de archivos adjuntos de gran tamaño. No todo el mundo tiene una conexión a Internet de alta velocidad para descargar. Nunca asuma que porque conoce al remitente del correo electrónico puede confiar en sus archivos adjuntos. Los virus generalmente se adjuntan a los correos electrónicos, lo que hace que la máquina del destinatario sea vulnerable sin protección contra virus e infección después de que se ejecuta o abre el archivo adjunto.
7. Tenga cuidado con estos atacantes – Evaluar el beneficio o la utilidad y validez de un correo electrónico antes de pasarlo a otros. Ciertas «ofertas especiales», etc. son solo bromas o spam. Es posible que no sepa qué correos electrónicos se activarán en las personas a las que envía. La calidad y los tipos de correos electrónicos que pegas tienen un impacto en cómo te perciben las personas. Tómate siempre el tiempo para escribir un comentario personal que acompañe al correo electrónico para que el destinatario sepa que has leído y lo que quieres que haga. Si no puede escribir el comentario, no debe preocuparse por reenviarlo. Asegúrese de reenviar correos electrónicos políticos o sexuales. Es posible que las personas que reciben el correo electrónico no aprecien su «generosidad». En las empresas para las que trabajé, acordamos que cualquiera que se encontrara vendiendo desnudez y humor sexual sería prohibido por completo o enfrentaría una acción disciplinaria. El material no comercial es un desperdicio de recursos comerciales. Puede que no seas el creador de la publicación, pero ver 30 publicaciones (incluso publicaciones inspiradoras) entregadas por día parece indignante. Evite el envío masivo de personas que no le hayan solicitado este servicio. Sé cómo me siento cuando recibo estos artículos en masa, por lo que no estoy tratando de transmitirlo a otros.
8. Practique la cortesía del correo electrónico – Si envía un mensaje que se da cuenta de que es un engaño, sea lo suficientemente cortés como para enviar una disculpa. A veces puedes enviar un mensaje que significa una cosa, pero los destinatarios pueden leerlo en un contexto diferente, lo que provoca indignación. No agregue insulto a la herida respondiendo con enojo, solo aclare lo que quiso decir. No hay razón para usar el sistema de mensajería para luchar contra las guerras de palabras. No hay tiempo que perder. Antes de enojarse por las «personas que no responden», revise su papelera o carpeta de correo no deseado en caso de que las respuestas se archiven automáticamente por error.
9. Manejo de correos electrónicos emocionales – Los correos electrónicos que escribe con una carga emocional a veces llevan al arrepentimiento. A diferencia de una carta en la que, después de escribir, tienes tiempo con ella antes de llegar a los buzones; una vez que presiona enviar, en la mayoría de los casos es difícil recordar el mensaje. Siempre dé un paso atrás y pregúntese si la respuesta que dé será coherente al día siguiente. Espere hasta ese día y envíe el mensaje. Descubrirá que muchos consejos se caerán porque se comunican mal o hacen que el destinatario desarrolle una barrera de comunicación. Los seres humanos son seres emocionales. Cualquier declaración que diga puede tener fácilmente 8 connotaciones diferentes leídas por 8 personas diferentes, ya que en gran parte provienen de diferentes orígenes y experiencias. También tienen diferentes niveles de fuerza emocional. Cuidado con las declaraciones que pueden hacer tropezar al sexo opuesto, como «Mucho amor, te extraño, muchos abrazos y besos». Sea sensible al destinatario.
10. Aviso final – El hecho de que tenga la dirección de correo electrónico de alguien no significa que pueda compartirla con nadie. Si alguien quiere el correo electrónico, tiene que encontrarlo por su cuenta. Evite usar su dirección de correo electrónico del trabajo en suscripciones en línea. Utilice su dirección privada solo como dirección de correo electrónico del trabajo. Proteja su correo electrónico enviando una copia a su dirección privada. Incluso si su máquina es robada o dañada, aún tendrá una copia de seguridad de sus correos electrónicos. Nunca se sabe cuándo necesitará una prueba de que ha enviado un correo electrónico. Este podría ser el correo electrónico que usa para exonerarse de ser acusado o condenado en la corte. Cuando utilice su dirección de correo electrónico de trabajo para enviar una contribución u opinión, siempre incluya un descargo de responsabilidad de que su opinión no es la de su empleador; de lo contrario, use una dirección de correo electrónico personal para enviar opiniones y mentalidades personales. Lo último que necesita es que el dominio de su empleador esté en la lista negra.
